No sofie uma nota fiscal de entrada é a mesma coisa que um pedido de compra, mas com alguns campos adicionais de informação fiscal. Com essa separação o programa consegue manter dois livros contábeis.

Um pedido de compra pode se tornar em uma nota fiscal de entrada em qualquer momento, sujeito a receber as informações fiscais.

Como dar entrada em uma nota fiscal

Existem três maneiras:

1. Importar um arquivo de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
2. Anexar uma NF-e em um pedido de compra existente
3. Preencher os campos fiscais manualmente

1. Importar uma NF-e

Essa é a maneira mais rápida de lançar uma nova nota fiscal de entrada.

O sofie apura o conteúdo da NF-e e automaticamente lança um novo pedido de compra com os campos fiscais preenchidos. O campo Estatus é colocado como RECEBIDO. Uma cópia da NF-e também fica armazenado no sistema indefinidamente.

1. Pressione o botão Importar NF-e...

2. No diálogo que aparece, encontre o arquivo (de formato .xml) da NF-e no seu computador e em seguida clique OK.
3. O sofie vai ler as informações do arquivo e apresenta-las em uma nova telinha, o Visualizador de NF-e.
4. O sofie vai tentar encontrar o fornecedor correto para a NF-e, mas lembrando que um fornecedor pode operar com várias CNPJs, pode ser que seja necessário escolher o fornecedor correto manualmente.
5. Um produto pode ser comercializado sob nomes diferentes por fornecedores diferentes. Por isso o sofie tenta primeiro apurar um produto através da NCM. Porém, produtos diferentes mas semelhantes podem dividir a mesma NCM. Por exemplo: vergalhões de aço CA-50 de bitolas diferentes usam a mesma NCM. Verfique que os itens na NF-e correspondem aos produtos cadastrados no seu sistema.
6. Cheque a opção Mostrar campos fiscais para ver os dados fiscais de cada produto utilizados na apuração do preço de custo.
7. No visualizador, pressione o botão Importar NF-e para efetuar a importação. Pode ser que seja necessário refazer a busca para encontrar o novo pedido de compra.

Para visualizar (ou excluir) o arquivo NF-e, pressione o botão Ver NF-e na linha do pedido de compra correspondente.

2. Anexar o arquivo de NF-e

Após receber a NF-e (em formato .xml) do fornecedor, você pode anexar este arquivo no pedido de compra correspondente.

O sofie irá apurar o arquivo e automaticamente lançar os itens do pedido de compra e os dados fiscais. Se o pedido de compra já estiver com os itens lançados, o sofie vai tentar lançar apenas os dados fiscais do produto correspondente, sem mexer nos demais dados.

1. Pressione o botão Anexar NF-e na linha do pedido de compra relevante.
2. No diálogo que aparece, encontre a NF-e no seu computador e em seguida clique OK.
3. O sofie vai apurar as informações da NF-e e apresenta-las em uma nova telinha, o Visualizador de NF-e.
4. No visualizador, pressione o botão Anexar NF-e.
5. Desde que o arquivo não esteja anexado a nenhum outro pedido de compra, o arquivo será salvo no seu sistema. Os campos Fiscal no. e Valor fiscal serão automaticamente atualizados. Os dados fiscais de cada produto também serão lançados.

Para visualizar (ou excluir) uma NF-e, pressione o botão Ver NF-e do pedido de compra relevante.

3. Preencher manualmente

Vamos assumir que um pedido de compra foi lançado previamente e agora ele precisa dos dados fiscais para se tornar em uma nota fiscal de entrada.

1. Verifique que a opção Mostrar campos fiscais (em baixo da tabela superior) está checada.
2. Na linha do pedido de compra relevante, preencha o campo Fiscal no., que seria o número da nota fiscal.
3. Clique no Pedido no. para que a tabela inferior apareça com os itens do pedido de compra.
4. Na tabela inferior, preencha o campo NCM de cada item. Ao ativar este campo, se o mesmo produto se encontra em um pedido de compra anterior, o sofie vai tentar lançar a NCM automaticamente.
5. Opcionalmente preencher os campos CST e CFOP.
6. A Unidade Fiscal é a unidade tributável como definida na NF-e, podendo ser diferente da unidade comercializada. Por exemplo, AÇOS podem ser comercializados em metros, barras, peças ou até toneladas, mas a unidade fiscal é sempre kilos (KG). MADEIRAS podem ser comercializados em metros, metros quadrados, unidades, etc., mas a unidade fiscal é sempre metros cúbicos (M3). O sofie normalmente apura a unidade fiscal de acordo com a categoria do produto mas em alguns casos o usuário tem que modificar a unidade fiscal.
7. Preencha o Preço unitário líquido. É o valor unitário da mercadoria com todas as encargas tributárias e outras despesas inclusas (como frete) conforme descriminado na nota fiscal. Geralmente este vai ser igual o Preço base do pedido de compra, mas não sempre e com razão!
8. Preencha a Qtd. fiscal. É a quantidade (em unidades fiscais) da mercadoria conforme descriminado na nota fiscal. Geralmente este vai ser igual o campo Qtd. do pedido de compra, mas não é sempre o caso.
9. O Subtotal fiscal é calculado automaticamente, sendo o Preço unitário líquido multiplicado pelo Qtd. fiscal.

NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código abrangente utilizado por muitos países da América Latina para classificar produtos similares. Anote que produtos diferentes podem usar o mesmo NCM. Por exemplo: vergalhões de aço CA-50 de bitolas diferentes usam a mesma NCM.

CST

O Código de Situação Tributária (CST) informa a origem do produto e a forma de tributação.

CFOP

O Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços (CFOP) informa se a mercadoria na nota fiscal recolhe ou não impostos, movimento de estoque e financeiro.

Veja também

• Pedidos de compra