O monitoramento de inventário acontece de forma automática, necessitando apenas que um conferimento inicial de cada item seja feito.

Um usuário com o privilégio Gerenciar inventário pode conferir e ajustar níveis de estoque, além de fazer uma Análise ABC.

Como funciona o monitoramento de estoque

Toda vez que abre essa tela, o programa faz uma atualizacão dos itens que devem ser monitorados.

Um produto será monitorado somente quando ele já foi negociado, ou seja, quando ele tem uma história de compras, vendas e entregas. Produtos descontinuados não são monitorados.

Para poder corretamente monitorar um item, o programa precisa de:

• uma contagem inicial da quantidade do item atualmente no estoque
• entradas subseqüentes de mercadoria, ou seja, pedidos de compra
• saídas subseqüentes de mercadoria, ou seja, entregas de pedidos de venda.

Como usar essa tela

Em comum com a maioria das telas do programa, os componentes mais importantes são os filtros de busca e as tabelas.

• Caso a empresa esteja configurada para o uso de Multi-lojas, selecione a loja desejada no filtro de lojas.
• Selecione a categoria desejada do filtro correspondente.
• Se seu empreendimento negocia milhares de produtos, o filtro de análise serve para retornar apenas os itens que correspondem ao tipo de Análise ABC selecionado (desde que uma análise prévia já tem sido feita). Se optar pela opção Todos, pode ser que a busca vai demorar muito. No caso onde a categoria VARIADOS esteja escolhida, a busca também pode ser feito por grupo (conforme o cadastro na tela Lista de variados).
• Para filtrar os resultados mais ainda, coloque alguma palavra-chave na caixa de texto.
• Clique o botão para efetuar a busca.

Na tabela de resultados:

• texto preto pode ser editado
• texto sublinhado pode ser clicado, que vai abrir um resumo correspondente em uma segunda tabela.

Insira o conferimento inicial nos campos Data e hora de conferimento e Inventário conferido. O usuário precisa do privilégio Gerenciar inventário para isso.

• É importante que a Data e hora de conferimento são colocadas com precisão. Ou melhor, faça o conferimento fora do horário comercial. Assim você desconta movimentações que aconteçam entre a hora de conferimento e a hora de lançar o conferimento.
• Preenche o campo Inventário conferido com a quantidade (unidades de base) de itens no inventário nessa exata data e hora.

O inventário do produto será recalculado imediatamente.

Explicação

O sofie calcula os seguintes valores de inventário em tempo real:

• Produzido é um campo especial que é visível somente para produtos produzidos como LAJES. Este campo mostra a quantidade de unidades produzidas desde a última Data e hora de conferimento.
• Entrou significa a quantidade de unidades do item que foi recebida através de pedidos de compra após a data e hora do último conferimento.
• Vendeu significa a quantidade de unidades do item que foi vendida através de pedidos de venda após a data e hora do último conferimento.
• Saiu significa a quantidade de unidades do item que foi vendida e também entregue após a data e hora do último conferimento.
• Saída pendente significa a quantidade de unidades programada para entrega mas ainda não entregue. Itens de pedidos em estado de SEM PREVISAO não são inclusos.
• Real significa a quantidade de unidades do item que são presentes no inventário neste exato momento, inclusive aqueles itens que foram vendidos mas ainda não entregues. É a diferença entre Entrou e Saiu. Idealmente este valor vai bater com o próximo conferimento, mas no mundo real isso não vai ser sempre o caso. Por isso o sofie disponibiliza um Inventário fantasmo.
• Disponível significa a quantidade de unidades do item que são disponíveis para venda neste exato momento. É a diferença entre Entrou e Vendeu.
• Aguardando significa a quantidade de unidades do item que estão para chegar em Pedidos de compra já feitos mas ainda não recebidos.
• Saída sem previsão significa a quantidade de unidades do item em estado de SEM PREVISAO em pedidos.

Clique no texto sublinhado de um campo para ver um resumo de como o sofie chegou neste valor. Por exemplo, clicando um campo Saiu vai mostrar todas as entregas feitas do item correspondente desde a última Data e hora de conferimento.

Itens da categoria AÇOS

AÇOS são sempre monitorados em unidades de KG (kilos). É mais adequado fazer a contagem em kilos do que em barras devido cortes.

ESTRIBOS PRONTOS que entram no inventário através de um Pedido de compra são convertidos em kilos e somados juntos com a bitola de aço correspondente.

Análise ABC

Desde que você mantenha uma cultura de sempre estar lançando as entradas e saídas das mercadorias, o sofie vai acompanhando e monitorando elas de forma bastante precisa.

Uma contagem periódica de cada item ajuda em manter seu estoque atualizado. Mas, dependendo da natureza do seu empreendimento, essas contagens periódicas podem ser desagradáveis: elas interrompem o serviço e consomem tempo.

Para reduzir a freqüencia de conferimentos, uma solução simples muito utilizada por empresas é conferir aqueles itens que tem mais movimento com uma freqüencia maior e itens que são pouco movimentados com uma freqüencia menor. Para saber quais são quais, o sofie agiliza uma classificação de movimentação através de uma Análise ABC (leia mais a respeito).

Aquela questão de reaproveitamento...

Itens que são trabalhados ou produzidos e sofrem cortes e perca são difíceis de monitorar com exatidão. Embora absolutamente possível, do lado humano seria trabalhoso demais ao ponto de não valer a pena:

• Primeiro teria que identificar as matérias que podem ser reaproveitadas.
• Lançar essas matérias no sistema de forma correta.
• Escolher as matérias apropriadas para uma produção específica de forma que reduze as percas subseqüentes não aproveitáveis.
• Cruzar os dedos que alguém ao longo dessa cadeia não vai fazer bagunça.

A vida é curta demais; um controle tão afinado é ineficiente e desnecessário para a grande maioria de empreendimentos. Uma solução muito mais agradável é o tal-chamado Inventário fantasmo.

Inventário fantasmo

Este funciona assim:

• O sofie vai guardando a história de todos os conferimentos feitos de todos os itens.
• Quando um conferimento novo é feito, fica aparente se houve uma perca desde o último conferimento.
• Conforme a história de conferimentos vem crescendo, vai ficando mais e mais aparente os parâmetros normais de perca de cada item.

Leia mais a respeito na página própria do Inventário fantasmo.

Veja também

• Pedidos de compra
• Análise ABC
• Inventário fantasmo